La gestión de inventario es una tarea fundamental para cualquier empresa, ya que tiene un impacto directo en su rentabilidad y eficiencia operativa. Si bien la mayoría de las personas asocian la gestión de inventario con el control de productos que se venden a terceros, es igualmente crucial gestionar eficazmente los activos que una empresa posee, como dispositivos móviles, ordenadores y material de oficina, incluyendo mobiliario. En este artículo, exploraremos por qué la gestión de inventario de activos empresariales es esencial y cómo puede contribuir al éxito de una organización.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventarios en una empresa es el proceso integral de planificación, control y supervisión de todos los activos que la empresa posee y utiliza en sus operaciones. Su objetivo principal es garantizar que el inventario esté optimizado para satisfacer las demandas del negocio, minimizando al mismo tiempo los costos relacionados con el almacenamiento y el manejo de estos activos.
¿Qué son los activos y por qué son importantes?
Los activos empresariales son los elementos tangibles e intangibles que una empresa posee y utiliza para llevar a cabo sus operaciones. Estos pueden incluir equipos, dispositivos, vehículos, propiedades, muebles, software y otros recursos necesarios para su funcionamiento. La gestión de inventario de activos empresariales se enfoca en controlar, mantener y optimizar estos elementos para garantizar su disponibilidad cuando se necesiten y para evitar pérdidas innecesarias.
Beneficios de buena gestión de los activos empresariales:
Eficiencia Operativa
Una gestión adecuada de activos asegura que los recursos necesarios estén disponibles cuando se necesiten, lo que reduce el tiempo de inactividad y mejora la eficiencia de los procesos internos.
Control de Costos
Saber cuántos activos se tienen y en qué condiciones, permite tomar decisiones informadas sobre su mantenimiento, reparación o reemplazo, evitando gastos innecesarios.
Si quieres explorar más sobre este punto te recomendamos este artículo: Asset Management para empresas, ¿por qué es clave para optimizar costes?
Cumplimiento Normativo
En algunos sectores, como la contabilidad y las regulaciones fiscales, es esencial llevar un registro preciso de los activos para cumplir con las normativas legales.
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Optimización de Recursos
Identificar activos subutilizados o redundantes permite redistribuirlos o deshacerse de ellos, lo que puede ahorrar dinero y espacio.
Elementos clave de la gestión de inventarios de activos empresariales
Registro y seguimiento preciso
El primer paso es crear un registro completo de todos los activos empresariales. Esto debe incluir detalles como la marca, modelo, número de serie, ubicación, fecha de adquisición y valor. Utilizar un software de gestión de activos puede simplificar este proceso y garantizar que los registros se mantengan actualizados.
Planificación de mantenimiento
Los activos empresariales requieren mantenimiento periódico para prolongar su vida útil y garantizar su rendimiento óptimo. Un plan de mantenimiento proactivo que incluya inspecciones regulares, reparaciones preventivas y sustituciones planificadas puede reducir costos a largo plazo.
Seguridad y control de acceso
Algunos activos pueden contener información confidencial o valiosa. Implementar sistemas de seguridad física y digital, así como controlar quién tiene acceso a estos activos, es fundamental para prevenir pérdidas y robos.
Seguimiento de depreciación
Los activos empresariales, como equipos de TI o vehículos, se deprecian con el tiempo. Realizar un seguimiento de esta depreciación es esencial para la contabilidad precisa y la toma de decisiones sobre reemplazos.
Reemplazo y actualización:
A medida que los activos envejecen o se vuelven obsoletos, es importante planificar su reemplazo o actualización. Esto puede requerir una inversión inicial, pero a largo plazo, puede mejorar la eficiencia y reducir costos.
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Ejemplo de una buena gestión de activos en una empresa
A continuación, exponemos una situación de una empresa ficticia, para que se entienda mejor cómo se lleva a cabo una buena gestión de activos y que beneficios puede llevar a la empresa.
Empresa
XYZ Corp, una empresa de servicios de tecnología de tamaño mediano que ofrece soluciones de software personalizadas a clientes en todo el mundo.
Desafío
XYZ Corp tenía una gran cantidad de activos tecnológicos, incluyendo ordenadores portátiles, teléfonos, monitores, entre otros. El desafío principal era garantizar que todos los empleados tuvieran acceso a los recursos necesarios cuando los necesitaran, sin incurrir en gastos excesivos en la adquisición y el mantenimiento de activos innecesarios.
Solución
Implementación de un Sistema de Seguimiento de Activos. XYZ Corp implementó un sistema de seguimiento de activos que utilizaba etiquetas de código de barras para rastrear cada activo. Cada vez que un activo se movía, se escaneaba la etiqueta y se actualizaba la ubicación en una base de datos centralizada. Esto permitió un seguimiento en tiempo real de la ubicación y el estado de cada activo.
Programación de Mantenimiento Preventivo
Se estableció un programa de mantenimiento preventivo para garantizar que todos los activos estuvieran en óptimas condiciones. Esto incluía actualizaciones de software, limpieza regular y revisiones de hardware. El mantenimiento preventivo ayudó a prolongar la vida útil de los activos y reducir los costos de reemplazo.
Políticas de Asignación de Activos
Se implementaron políticas claras para la asignación de activos a empleados. Cada empleado tenía un activo asignado según sus necesidades laborales, lo que evitaba la acumulación innecesaria de activos y garantizaba que todos fueran utilizados de manera eficiente.
Monitoreo de Uso y Rotación
Se realizaba un seguimiento del uso de los activos y de su rotación. Si un activo estaba inactivo durante un período prolongado o tenía un bajo nivel de utilización, se evaluaba su necesidad y se consideraba su reasignación o eliminación.
Actualización y Reemplazo Planificado
XYZ Corp estableció un programa de actualización y reemplazo planificado para sus activos tecnológicos. Esto se basaba en la vida útil estimada de los activos y las necesidades cambiantes de la empresa. El reemplazo se llevaba a cabo de manera proactiva para evitar problemas de rendimiento.
Resultados
XYZ Corp logró un mayor control sobre sus activos tecnológicos, lo que resultó en una reducción de los costos operativos relacionados con el inventario y el mantenimiento.
La empresa pudo asignar recursos de manera más eficiente, lo que aumentó la productividad de los empleados y mejoró la satisfacción del cliente al garantizar tiempos de entrega más rápidos.
La implementación de políticas de asignación de activos y programas de mantenimiento preventivo redujo los problemas de obsolescencia y aumentó la vida útil de los activos.
XYZ Corp pudo tomar decisiones informadas sobre inversiones en tecnología y actualización de activos, lo que mejoró su competitividad en el mercado.
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